Ứng dụng hệ thống ERP vào quản trị doanh nghiệp giúp các bộ phận phối hợp công việc ăn ý, giảm 70% các quy trình làm việc thủ công, cung cấp nguồn thông tin dữ liệu minh bạch, chính xác hỗ trợ lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời, sáng suốt.
Bài viết này sẽ cung cấp sơ bộ những thông tin mà doanh nghiệp cần nắm bắt về hệ thống ERP dựa trên những chia sẻ từ SAP - hãng ERP có vị thế trên thị trường toàn thế giới.
Hệ thống ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resources Planning (hoạch định chiến lược doanh nghiệp) bao gồm tất cả các quy trình kinh doanh cốt lõi cần thiết để điều hành một công ty: tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, thu mua và các quy trình khác.Các hệ thống ERP nhằm mục đích cung cấp một cái nhìn thống nhất về dữ liệu và quy trình của một tổ chức, cho phép các hoạt động hiệu quả và hiệu quả hơn.
Hệ thống ERP ngày nay được phân phối qua đám mây và sử dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (machine learning) – để cung cấp khả năng tự động hóa thông minh, hiệu quả cao hơn và thông tin chuyên sâu tức thì về doanh nghiệp.
Tầm quan trọng và lợi ích của hệ thống ERP
Hệ thống ERP có thể được ví như là “hệ thống thần kinh trung ương của một doanh nghiệp” cung cấp khả năng tự động hóa, tích hợp và trí thông minh cần thiết để vận hành hiệu quả tất cả các hoạt động kinh doanh hàng ngày. Hầu hết hoặc tất cả dữ liệu của một tổ chức phải nằm trong hệ thống ERP để cung cấp một nguồn thông tin chính xác duy nhất trong toàn doanh nghiệp.
Bộ phận tài chính yêu cầu hệ thống ERP có thể nhanh chóng đối soát sổ sách. Bán hàng cần ERP để quản lý tất cả các đơn đặt hàng của khách hàng. Logistics dựa vào phần mềm ERP vận hành tốt để cung cấp đúng sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng đúng thời hạn. Các khoản phải trả cần ERP để thanh toán cho nhà cung cấp một cách chính xác và đúng hạn. Ban quản lý cần có tầm nhìn tức thì về hiệu quả hoạt động của công ty để đưa ra các quyết định kịp thời. Và các ngân hàng và cổ đông yêu cầu hồ sơ tài chính chính xác, vì vậy họ tin tưởng vào dữ liệu và phân tích đáng tin cậy do hệ thống ERP thực hiện.
Một hệ thống ERP tiêu chuẩn đem lại nhiều lợi ích, tuy nhiên tùy thuộc vào cách thức được triển khai (VD: on premise và cloud ERP). Có 6 lợi ích chính có thể kể ra là:
- Năng suất cao hơn: Hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi của bạn để giúp mọi người trong tổ chức của bạn làm được nhiều việc hơn với ít tài nguyên hơn.
- Cung cấp các insights chi tiết hơn: Loại bỏ các silo dữ liệu (information silos), có được một nguồn sự thật duy nhất và nhận được câu trả lời nhanh chóng cho các câu hỏi kinh doanh quan trọng.
- Báo cáo nhanh: Theo dõi nhanh báo cáo tài chính và kinh doanh và dễ dàng chia sẻ kết quả. Hành động dựa trên thông tin chi tiết và cải thiện hiệu suất trong thời gian thực.
- Rủi ro thấp hơn: Tối đa hóa khả năng hiển thị và kiểm soát kinh doanh, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định, đồng thời dự đoán và ngăn ngừa rủi ro.
- CNTT đơn giản hơn: Bằng cách sử dụng các ứng dụng ERP tích hợp chia sẻ cơ sở dữ liệu, bạn có thể đơn giản hóa CNTT và cung cấp cho mọi người cách làm việc dễ dàng hơn.
- Cải thiện tính linh hoạt: Với các hoạt động hiệu quả và khả năng truy cập sẵn sàng vào dữ liệu thời gian thực, bạn có thể nhanh chóng xác định và phản ứng với các cơ hội mới.
Ứng dụng ERP trong các ngành nghề
Các doanh nghiệp trong mọi ngành đều cần thông tin chính xác, theo thời gian thực và quy trình kinh doanh hiệu quả để cạnh tranh và phát triển. Tuy nhiên, các ngành khác nhau dựa vào phần mềm ERP của họ vì những lý do khá khác nhau, cụ thể:
1. Ngành công nghiệp tiện ích cần phải liên tục xem xét tài sản vốn của họ, không chỉ để đáp ứng nhu cầu cho các dịch vụ trong tương lai mà còn để thay thế các tài sản cũ. Nếu không có ERP, nỗ lực ưu tiên các khoản đầu tư tài sản lớn này sẽ khó khăn và dễ xảy ra sai sót. ERP cũng giúp giải quyết một vấn đề quan trọng khác của ngành - dự báo phụ tùng thay thế. Không có các bộ phận xử lý phù hợp trong thời gian ngừng hoạt động có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng về dịch vụ khách hàng. Mặt khác, có quá nhiều phụ tùng thay thế có nghĩa là chi phí quá cao và hàng tồn kho lỗi thời.
2. Đối với các nhà bán buôn, nhà nhập khẩu, giao hàng trực tiếp tại cửa hàng và các công ty 3PL/4PL, giao hàng đúng hạn là yếu tố then chốt. Tất cả các doanh nghiệp thuộc nhóm ngành này đều muốn giảm chi phí phân phối, tăng vòng quay hàng tồn kho và rút ngắn thời gian đặt hàng thành tiền mặt. Để đạt được những mục tiêu này, họ cần tích hợp chức năng quản lý hàng tồn kho, mua hàng và hậu cần, cũng như các quy trình tự động được tùy chỉnh theo nhu cầu của họ.
3. Tất cả các nhà sản xuất quy trình rời rạc, hàng loạt và liên tục đều dựa vào hệ thống ERP và chuỗi cung ứng để đáp ứng mục tiêu chất lượng sản phẩm, quản lý việc sử dụng tài sản, kiểm soát chi phí ngoài giờ, xử lý hàng trả lại của khách hàng, v.v. Các nhà sản xuất cũng có thể đạt được quyền kiểm soát hàng tồn kho từ đầu đến cuối bằng cách theo dõi các chuyển động của kho, xác định chính xác các sản phẩm hàng đầu và kém hiệu quả cũng như quản lý mua sắm hiệu quả hơn.
4. Các công ty dịch vụ – bao gồm kế toán, thuế, kỹ thuật, CNTT, pháp lý và các công ty dịch vụ chuyên nghiệp khác – yêu cầu công nghệ ERP di động thời gian thực một cách mạnh mẽ để cân bằng các cam kết cung cấp dịch vụ với sức khỏe tài chính. Chìa khóa thành công của dịch vụ chuyên nghiệp là khả năng duy trì đúng tiến độ trong khi quản lý lợi nhuận của dự án, sử dụng tài nguyên, ghi nhận doanh thu, mục tiêu doanh thu định kỳ và cơ hội phát triển.
5. Ngành bán lẻ đã trải qua một sự chuyển đổi đáng kể khi thương mại điện tử đã hợp nhất với các kênh bán hàng khác cũng như các hoạt động truyền thống. Khả năng cung cấp các tùy chọn tự phục vụ để xác định, mua và vận chuyển sản phẩm phụ thuộc vào dữ liệu tích hợp. Một hệ thống ERP hiện đại cũng giúp các nhà bán lẻ giảm bớt việc từ bỏ giỏ hàng, cải thiện chuyển đổi trên trang Web, tăng giá trị đơn hàng trung bình và tăng giá trị trọn đời của khách hàng.
Hệ thống ERP hoạt động như thế nào
Hệ thống ERP – còn được gọi là bộ phần mềm ERP – được tạo thành từ các mô-đun tích hợp hoặc ứng dụng kinh doanh giao tiếp với nhau và chia sẻ cơ sở dữ liệu chung.
Mỗi mô-đun ERP thường tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh, nhưng chúng hoạt động cùng nhau bằng cách sử dụng cùng một dữ liệu để đáp ứng nhu cầu của công ty. Tài chính, kế toán, nguồn nhân lực, bán hàng, thu mua, hậu cần và chuỗi cung ứng là những điểm khía cạnh phổ biến. Các công ty có thể chọn mô-đun họ muốn, đồng thời có thể bổ sung và mở rộng quy mô khi cần.
Các hệ thống ERP cũng hỗ trợ các yêu cầu cụ thể của ngành, như là một phần của chức năng cốt lõi của hệ thống hoặc thông qua các phần mở rộng ứng dụng tích hợp liền mạch với bộ phần mềm. Phần mềm ERP có thể được mua bằng mô hình đăng ký đám mây (phần mềm dưới dạng dịch vụ) hoặc mô hình cấp phép (on premise).
Cách thức triển khai hệ thống ERP
Các hệ thống ERP có thể được triển khai theo một số cách: Cloud ERP, On Premise hoặc Hybrid ERP. Dưới đây là một số lợi ích từng loại giúp bạn xác định tùy chọn triển khai ERP có ý nghĩa nhất đối với doanh nghiệp của mình.
-
Cloud ERP
Với Cloud ERP, phần mềm được lưu trữ trên đám mây và phân phối qua Internet dưới dạng dịch vụ mà bạn đăng ký. Nhà cung cấp phần mềm thường thay mặt bạn đảm nhận việc bảo trì, cập nhật và bảo mật thường xuyên. Cloud ERP hiện nay là phương pháp triển khai phổ biến nhất vì nhiều lý do – bao gồm chi phí trả trước thấp hơn, khả năng mở rộng và tính linh hoạt cao hơn, tích hợp dễ dàng hơn, v.v.
-
On Premise ERP
Đây là mô hình truyền thống để triển khai phần mềm nơi bạn kiểm soát mọi thứ. Phần mềm ERP thường được cài đặt trong trung tâm dữ liệu của bạn tại các địa điểm bạn chọn. Việc cài đặt và bảo trì phần cứng và phần mềm là trách nhiệm của nhân viên của bạn.
Nhiều công ty đang tiến hành nâng cấp triển khai hệ thống ERP từ On Premise ERP sang Cloud ERP. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải lập kế hoạch nâng cấp ERP cẩn thận cũng như quy trình đánh giá phần mềm ERP và các tùy chọn triển khai một cách chu đáo.
-
Hybrid ERP
Hybrid ERP hay còn được gọi là ERP hai tầng được sử dụng bởi các doanh nghiệp mong muốn kết hợp cả hai để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của họ. Điều đó có nghĩa là một số ứng dụng và dữ liệu ERP sẽ được lưu trữ trên đám mây (Cloud) và một số ở trung tâm dữ liệu (On Premise).
Comments