Hiện nay, doanh nghiệp đang chuyển dịch quy trình ký kết hợp đồng giữa các bên thông qua Internet. Tuy phương thức ký kết này được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và đang dần trở nên phổ biến nhưng gặp phải bài toán về quản lý hợp đồng và bảo mật thông tin.
1. Định nghĩa
Phần mềm hợp đồng điện tử là một giải pháp tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng giữa các bên. Chỉ cần có kết nối internet là các bên có thể ngay lập tức trình ký, ký kết mà không cần gặp mặt trực tiếp.
2. Ứng dụng của Phần mềm Hợp đồng điện tử
- Tiết kiệm thời gian: Với sự hỗ trợ của phần mềm hợp đồng điện tử, việc trình ký và ký kết hợp đồng chỉ mất vài giây thay vì 5 đến 8 ngày làm việc như thường.
- Tiết kiệm chi phí: Chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho một bộ hợp đồng không được nhiều doanh nghiệp thống kê một cách chi tiết mà không để ý tới những chi phí phát sinh như in ấn, chuyển phát, bảo quản… Phần mềm hợp đồng điện tử ra đời giúp doanh nghiệp không còn lo ngại về những chi phí như trên.
- Tiện lợi trong việc ký kết và bảo quản, lưu trữ: Một điểm nổi bật khi sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử mà các giám đốc, quản lý rất yêu thích chính là có thể ký kết mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị. Bên cạnh đó, sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử giúp giảm nguy cơ sự cố như khó khăn trong việc tìm kiếm, tổng hợp hay bị mối mọt, cháy hỏng do tai nạn…
3. Các phần mềm hợp đồng điện tử phổ biến:
3.1. Phần mềm MobiFone eContract
Hợp đồng điện tử MobiFone eContract là giải pháp giúp doanh nghiệp tối giản chi phí, tối ưu quy trình mua bán hàng hóa đồng thời hạn chế các rủi ro pháp lý và tăng mức độ cạnh tranh trên thị trường.
Một số ưu điểm nổi bật của phần mềm bao gồm:
- Soạn thảo, tạo quy trình ký kết, trình ký hợp đồng linh hoạt đáp ứng theo quy trình từng đơn vị, ký kết mọi lúc mọi nơi (Mobile App, Web)
- Chỉ cần 1 bên sử dụng dịch vụ MobiFone eContract, bên còn lại không cần cấp tài khoản phức tạp để tham gia ký kết.
- Có thể sử dụng cho các loại tài liệu khác không chỉ hợp đồng: biên bản, thỏa thuận...
- Có thể cung cấp bộ API để tích hợp vào hệ thống nghiệp vụ
- Dữ liệu hợp đồng được bảo mật mã hoá, chỉ đơn vị tham gia ký kết mới đọc được nội dung
- Có thể ký hợp đồng bằng nhiều hình thức: ký sim PKI, USB token, Ký ảnh..
3.2. Phần mềm C-Contract
Mặc dù mới ra mắt từ năm 2021, giải pháp hợp đồng điện tử C-Contract của Tập đoàn Công nghệ CMC đã ghi nhận nhiều phản hồi tích cực. Phần mềm phục vụ tốt nhu cầu số hóa, tự động hóa quy trình ký kết mọi lúc mọi nơi nhờ tương thích với đa dạng thiết bị: máy tính, laptop, điện thoại…
Ưu điểm của phần mềm C-Contract:
- Công cụ ký số đa dạng từ giao dịch cá nhân đến giao dịch cùng chính quyền số, ngân hàng số, giao dịch chứng khoán, bảo hiểm cho doanh nghiệp.
- Đơn giản hóa quy trình ký kết thông qua thiết kế thao tác thông minh.
- Thông báo tự động đến từng người tham gia về tiến độ hoàn thành.
- Lưu trữ hợp đồng, cho phép người dùng tìm kiếm về sau.
- Đảm bảo tính pháp lý, bảo mật, giới hạn quyền truy cập với người không liên quan.
3.3. Phần mềm VNPT eContract
Ứng dụng hợp đồng điện tử VNPT eContract được phát triển bởi Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam VNPT. VNPT eContract giúp doanh nghiệp giảm chi phí và thời gian giao dịch, đàm phán, ký kết, quản lý hợp đồng thuận tiện hơn. Đồng thời, những doanh nghiệp mong muốn hướng đến thị trường quốc tế cũng có thể sử dụng phần mềm.
Ưu điểm của phần mềm VNPT eContract:
- Lưu trữ hợp đồng an toàn, minh bạch, khoa học, giúp doanh nghiệp giảm thời gian, chi phí khi ký kết nhiều hợp đồng.
- Tra cứu thông tin hợp đồng ngay khi cần, quản lý vai trò của người tiếp cận.
- Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát nguồn lực, giảm áp lực từ thủ tục hành chính và tăng năng suất cho nhân viên.
Comments