Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử có một vài tên gọi khác, bao gồm cả lập hóa đơn điện tử và hóa đơn kỹ thuật số. Đây là quá trình thanh toán cho khách hàng của bạn bằng kỹ thuật số hoặc thông qua Internet, thay vì trực tiếp hoặc qua thư. Tuy nhiên, việc số hóa hóa đơn giấy không giống như hóa đơn điện tử. Nếu bạn chụp ảnh hóa đơn giấy hoặc sử dụng ứng dụng để chuyển hóa đơn đó thành hóa đơn PDF thì đó không phải là lập hóa đơn điện tử. Nếu nó không được phát hành dưới dạng điện tử và không bao gồm dữ liệu có cấu trúc mà máy có thể đọc hoặc trích xuất, thì đó không phải là hóa đơn điện tử. Lập hóa đơn điện tử đã xuất hiện trong nhiều thập kỷ, kể từ thời của các định dạng XML và trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) để xử lý tài liệu và mua sắm vật liệu. Giờ đây, hóa đơn kỹ thuật số thường được chuẩn bị với các giải pháp phần mềm thanh toán, cho phép khách hàng truy cập dữ liệu hóa đơn thông qua email của họ hoặc trong môi trường trực tuyến. Hầu hết các hệ thống lập hóa đơn cũng cho phép khách hàng thực hiện thanh toán qua cổng thông tin. Tất nhiên, giống như hóa đơn giấy, bạn cần phải bao gồm cùng một thông tin trên hóa đơn điện tử của mình, bao gồm thông tin khách hàng và người bán, hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua, số tiền đến hạn, ngày thanh toán và số hóa đơn. Lợi ích của lập hóa đơn điện tử: - Nói chung tiện lợi và cải thiện năng suất: Các công ty có thể tránh nhiều giờ xử lý thủ công bằng cách sử dụng các mẫu để nhanh chóng tạo hóa đơn của họ để gửi điện tử và an toàn — cho dù họ ở đâu. - Xử lý hóa đơn tự động và không cần chạm: Các công ty lớn hơn thường xuyên gửi hóa đơn định kỳ có thể được hưởng lợi từ chức năng tự động hóa của lập hóa đơn điện tử, giải phóng nhiều thời gian hơn cho bộ phận phải trả tài khoản của họ. - Thanh toán sớm: Giảm thiểu rủi ro thanh toán trễ bằng hóa đơn giấy và cải thiện dòng tiền của bạn với các khoản thanh toán nhanh hơn, được sắp xếp hợp lý được cập nhật theo thời gian thực. - Ít tắc nghẽn hơn: Việc điều chỉnh sai sót trên hóa đơn giấy một cách thủ công gây tốn kém thời gian và tiền bạc. Với phần mềm lập hóa đơn, bạn có thể giảm thiểu rủi ro do lỗi của con người và thực hiện các thay đổi ngay lập tức, tất cả đều được phản ánh ngay lập tức trong cổng thông tin lập hóa đơn của bạn — tức là nguồn trung thực duy nhất của bạn.