Hệ thống quản trị văn bản là gì?

Hệ thống quản trị văn bản quản lý việc thu thập, theo dõi và lưu trữ tài liệu cho phép tất cả các thành viên trong nhóm truy cập vào vị trí tệp tập trung. Nó cũng sẽ ghi lại ai đang truy cập và thay đổi tài liệu. Với hệ thống quản trị văn bản, thông tin và nội dung của tổ chức bạn có thể truy cập được thông qua các công cụ như lập phiên bản tài liệu, tự động hóa quy trình làm việc, gắn thẻ siêu dữ liệu và lập chỉ mục nội dung để dễ dàng truy xuất. Các lợi ích chính của hệ thống quản lý tài liệu tập trung:

 

• Cho phép truy cập ngay vào thông tin:

Các tổ chức trở nên kém hiệu quả thông qua các khoảng thời gian ẩn gây ra sự chậm trễ trong nhiều quy trình hàng ngày và sau đó làm tiêu hao năng suất. Với tính năng quản lý tài liệu tập trung lưu trữ tệp và dữ liệu một cách có phương pháp (thông qua phân cấp tệp, tên dự án chuẩn hóa, ngày tháng, loại tệp, v.v.), nhân viên không còn lãng phí thời gian trên giấy và bị lạc trong dữ liệu phi cấu trúc - mà có thể truy xuất thông tin họ cần ngay lập tức.

• Cho phép các nhóm cộng tác hiệu quả hơn:

Hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây cung cấp cho các tổ chức sự tự tin cần thiết để làm việc trên khắp các địa điểm với mức độ bảo mật tối đa. Việc cộng tác trong các dự án khác nhau trở nên nhanh hơn và chính xác hơn với sự trợ giúp của các công cụ như kiểm soát phiên bản và lưu giữ hồ sơ tài liệu đầu cuối, mở đường cho các doanh nghiệp thực hiện tính minh bạch và trách nhiệm giải trình cao hơn trong tất cả các quy trình làm việc hàng ngày của họ.

• Giảm thiểu chi phí và lưu trữ giấy xử lý:

Lưu trữ tài liệu đã trở thành một không gian văn phòng sử dụng tốn kém và không hiệu quả. Ngoài việc chiếm không gian vật lý thông qua tủ đựng hồ sơ, các quy trình dựa trên giấy sẽ có nghĩa là mua bộ nạp mực máy in và có thể thuê các giải pháp lưu trữ bên ngoài để đáp ứng lượng lớn tài liệu giấy được xử lý bởi tổ chức của bạn.

• Đảm bảo an ninh và tuân thủ mạnh mẽ hơn:

Bảo mật dữ liệu và tài liệu là rất quan trọng đối với mọi tổ chức. Mỗi năm, luật pháp về cách các tổ chức nên lưu trữ thông tin nhạy cảm của khách hàng ngày càng trở nên nghiêm ngặt và nhiều luật bảo mật dữ liệu hơn được áp dụng để đảm bảo việc này được thực hiện theo đúng quy định. Hệ thống quản lý tài liệu lưu giữ hồ sơ mọi thứ với các đường dẫn kiểm tra vững chắc tại chỗ và bảo vệ dữ liệu bằng cách theo dõi và kiểm soát người dùng nào có thể xem, thay đổi và tải xuống bất kỳ tài liệu nào.