Phần mềm chữ ký điện tử là gì?

Phần mềm chữ ký điện tử cung cấp cho người dùng khả năng thu thập chữ ký trên các tài liệu được chia sẻ dưới dạng điện tử, loại bỏ sự cần thiết của các tài liệu vật lý. Phần mềm chữ ký điện tử tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập chữ ký cho những tài liệu nhạy cảm về mặt pháp lý. Các tổ chức sử dụng phần mềm chữ ký điện tử để mã hóa các tài liệu yêu cầu chữ ký của khách hàng, nhân viên hoặc đối tác, chẳng hạn như hợp đồng mua bán hoặc thủ tục giấy tờ lao động. Phần mềm chữ ký điện tử thường tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba, bao gồm phần mềm CRM, hệ thống ERP, bộ quản lý nhân sự và kế toán, để hỗ trợ quản lý báo giá, hợp đồng và nhà cung cấp. Các tích hợp bảo mật đáp ứng các yêu cầu pháp lý giúp đơn giản hóa quy trình trao đổi tài liệu pháp lý, đảm bảo tính hợp pháp của chữ ký được thực hiện thông qua phần mềm chữ ký điện tử. Để đủ điều kiện được đưa vào danh mục Chữ ký điện tử, một sản phẩm phải:

• Cho phép cả người gửi và người nhận ký tài liệu trên nhiều thiết bị và hệ điều hành
• Mã hóa và bảo mật thông tin liên lạc và tài liệu được chia sẻ giữa những người sử dụng
• Theo dõi trạng thái tài liệu và thông báo cho người dùng khi cần thực hiện các hành động (ký, phê duyệt, v.v.)
• Cho phép người dùng xác định vai trò và quyền cả trong nội bộ cũng như cho người dùng bên ngoài (nhà thầu, đối tác, khách hàng, v.v.)
• Cung cấp tính năng tạo và lưu trữ tài liệu hoặc tích hợp với các giải pháp phần mềm của bên thứ ba cung cấp các tính năng tạo hoặc lưu trữ tài liệu